چرا از صندوقهای فیزیکی یا همان «صندوق پیشنهادات» استفاده می کنیم؟
همانطور که شما هم به احتمال زیاد در اکثر ادارات دولتی یا حتی شرکتهای خصوصی مشاهده نموده اید، صندوقهای فیزیکی با عنوان «صندوق ارتباط با مدیرعامل»، «صندوق ارتباط مستقیم با مدیریت» یا «صندوق انتقادات، پیشنهادات» در ورودی ساختمان نصب شده است.
این صندوقها جهت کارکردهای زیر معمولا در یک سازمان نصب می شوند:
- دریافت نقطه نظرات اصلاحی از مشتریان و مخاطبان
- دریافت شکایت و قدردانی از پرسنل یک واحد سازمانی
- بهبود عملکرد واحد سازمانی
- بهبود بازخورد رفتار مشتریان
- عملکرد بالاتر در سطح سازمان
ممکن است کاربردهای دیگری نیز برای این صندوقها متصور شد، اما مطمنا همه ما می دانیم که این صندوقها نمی توانند کارآیی مناسبی داشته باشند.
چرا صندوقهای پیشنهادات و انتقادات فیزیکی کارآیی لازم را ندارند؟
همانطور که شما هم مشاهده نموده اید، در اکثر سازمانها و ادارات دولتی و خصوصی، صندوقی با نام «صندوق ارتباط با مدیرعامل»، «صندوق ارتباط مستقیم با مدیریت» یا «صندوق انتقادات، پیشنهادات» نصب شده است. صندوق پیشنهادات فیزیکی راهی خوب، اما بی‌اثر، برای دریافت نظر کارکنان یا افراد مختلف در بهبود و روند کار مجموعه‌ها است. صندوق پیشنهادات معمولاً برای بهبود عملکرد توسط مدیرانی که واقعا می‌خواهند ایده‌های دیگران و افراد مجموعه خود را بشنوند، مورد نیاز است. اما در اکثر مواقع این صندوقها نمی‌توانند بهبود مورد نظر را برای مدیریت ایجاد نمایند.
اما چرا این صندوقها همیشه بدون استفاده و به عنوان جعبه ای نمایشی در سازمانها و ادارات دیده می شود؟
اولین موضوع و نکته ای که در خصوص این صندوقها مشاهده می شود این است که به واسطه نیاز به در دید بودن، معمولا آنها را در ورودی ساختمانها نصب می کنند. که همیشه تحت نظارت نگهبان یا دوربین مداربسته است! همین موضوع باعث شده، اغلب مخاطبان به دلایل مختلف از قراردادن نامه خود در این صندوقها خودداری نمایند.
نکته مهم بعدی در خصوص عدم اعتماد به این صندوقها است. مخاطبان نمی دانند و متوجه نخواهند شد، که چه کسی، چه زمانی و چگونه این پیامها را مشاهده و بررسی می نماید. از طرفی در اکثر سازمانها این وظیفه بر عهده شخصی غیر از خود مدیریت است و این فیلتر می تواند پیامهایی را از دید شخص مدیر خارج نماید که خوش آیند مخاطبان نخواهد بود.
در آخر می توان به عدم امکان پیگیری و عدم امکان تایید دریافت پیام توسط مدیریت نیز اشاره نمود که عملا کارآیی این صندوقها را به کمترین میزان ممکن می رساند.
پیشنهاد ما استفاده از «صندوق پیام» از مرکز صدای مشتری است.
صندوق پیام یک خدمت بر بستر اینترنت است که می تواند جایگزین الکترونیکی مناسبی به جای صندوقهای فیزیکی باشد.
صندوق پیام یک صفحه اختصاصی برای فرد یا سازمان است که می تواند پیامهای مخاطبان را بدون واسطه و به صورت مستقیم در اختیار مدیران قرار دهد.
به راحتی می توان آدرس صفحه اختصاصی را در اختیار مخاطبان قرار داد تا ایشان در آرامش خاطر کامل پیام خود را برای مدیریت ارسال نمایند.
همیشه همراه شما هستیم.