چرا مدیریت چابک نسبت به روش‌های دیگر عملکرد بهتری دارد؟
چرخه مدیریت کارها به روش اجایل
- در روش سنتی، تغییرات بسیار پرهزینه و زمان‌بر هستند.
- در مدیریت چابک، تغییرات بخشی طبیعی از فرآیند محسوب می‌شوند.
- مدیریت چابک باعث می‌شود خطاها سریع‌تر شناسایی شوند.
- هزینه‌های کلی پروژه کمتر خواهد شد.
به همین دلیل است که بسیاری از کسب‌وکارها به‌ویژه شرکت‌های کوچک و متوسط، ترجیح می‌دهند از رویکرد اجایل در مدیریت پروژه استفاده کنند.
مدیریت پروژه سنتی در برابر مدیریت چابک
تفاوتهای مدیریت پروژه به سبک سنتی و مدیریت پروژه به سبک اجایل
در روش سنتی، برنامه‌ریزی پروژه به‌صورت کامل و از ابتدا تا انتها انجام می‌شود. همه وظایف از همان روز اول تعریف می‌شوند و تغییرات به‌سختی امکان‌پذیر است. این رویکرد شاید برای پروژه‌هایی با ثبات زیاد مناسب باشد، اما برای دنیای پویای امروز ضعف‌های جدی دارد.
از طرف دیگر، در مدیریت چابک تمرکز روی انعطاف و بازخورد مستمر است. تیم‌ها کار را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کنند و به‌جای انتظار برای پایان پروژه، نتایج را به‌صورت تدریجی تحویل می‌دهند. این کار باعث می‌شود تغییرات بازار یا نیازهای مشتری به‌راحتی در فرآیند کار اعمال شوند.
چرا اجایل یا چابک اهمیت دارد؟
- انعطاف‌پذیری بالا: تغییرات ناگهانی در پروژه به‌جای مانع، به فرصت تبدیل می‌شوند.
- تمرکز بر مشتری: نیازها و بازخورد مشتری در طول پروژه بارها سنجیده و اعمال می‌شود.
- کار تیمی قوی‌تر: اعضای تیم در یک فرآیند پویا با هم در ارتباط هستند.
- کاهش ریسک: مشکلات زودتر شناسایی و برطرف می‌شوند.
این ویژگی‌ها نشان می‌دهد که چرا بسیاری از سازمان‌ها در حال مهاجرت از مدیریت سنتی به سمت مدیریت اجایل هستند.
نقش ابزارهای نرم‌افزاری در مدیریت پروژه چابک
یک نکته مهم این است که فقط داشتن ذهنیت چابک کافی نیست. برای اجرای موفق این رویکرد، تیم‌ها به ابزارهایی نیاز دارند که مدیریت کار و مدیریت وظایف را ساده‌تر کنند.
ابزارهای نرم‌افزاری می‌توانند:
- وظایف را شفاف‌تر کنند.
- اولویت‌ها را مشخص کنند.
- پیشرفت تیم را به‌صورت لحظه‌ای نمایش دهند.
- ارتباطات تیمی را ساده کنند.
- استفاده از قالبهای بردهای آماده با ذهنیت چابک.
برخی امکانات ویژه سیستم مدیریت وظایف (مرکز صدای مشتری)
مدیریت وظایف؛ سامانه مدیریت کارها و پروژه ها از برنامه های مرکز صدای مشتری
سیستم مدیریت وظایف، مرکز صدای مشتری علاوه بر امکانات عمومی و پایه ای سایر سیستمها، قابلیتهای ویژه ای نیز در خود دارد که در ادامه به برخی موارد اشاره می نماییم:
- ایجاد بُرد وظایف بر اساس تمپلیتهای مختلفی که در سامانه وجود دارد (مانند قیف و جریان فروش، پروژه های نرم‌افزاری، ورود به بازار و ...)
- امکان ایجاد رونوشت از بُرد (جهت شروع یک پروژه جدید بر اساس یک بُرد قدیمی تر)
- امکان معرفی اولویتهای مختلف در هر بُرد (اولویت می تواند به صورت عددی یا متنی با هر درجه ای و با تغیین رنگ تعریف شود)
- معرفی ستونهای ویژه در هر بُرد
- فیلدهای اختصاصی برای هر وظیفه، که همه به صورت اختیاری قابل استفاده هستند
- فیلتر و جستجو در سطح بُرد برای انواع فیلدهای مهم (مانند متن، اولویت، تاریخ، اعضا و ...)
- گزارشات آماری و شاخصهای موثر در تیم به صورت جدول و نمودار
بدون چنین ابزارها و امکاناتی، اجرای مدیریت اجایل دشوار و زمان‌بر خواهد شد.
سیستم مدیریت وظایف؛ قلب تپنده مدیریت چابک
صفحه برد یک پروژه در برنامه مدیریت وظایف از مرکز صدای مشتری
اگر بخواهیم بگوییم کدام بخش در مدیریت چابک بیشترین نقش را دارد، بدون شک باید به سیستم مدیریت وظایف اشاره کنیم. این سیستم به تیم‌ها امکان می‌دهند وظایف را تعریف، تقسیم، پیگیری و ارزیابی کنند.
یک سیستم مدیریت وظایف خوب باید:
- منعطف باشد تا روش‌های مختلف اجایل مانند اسکرام و کانبان را پشتیبانی کند.
- قابلیت دسته‌بندی و اولویت‌بندی وظایف را داشته باشد.
- امکان همکاری تیمی و به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات را فراهم کند.
برای نمونه، مرکز صدای مشتری یک سیستم مدیریت وظایف ارائه می‌دهد که تمام این ویژگی‌ها را دارد و می‌تواند به تیم‌ها کمک کند پروژه‌های خود را با رویکرد چابک پیش ببرند.
مزایای استفاده از سیستم مدیریت وظایف در اجایل
استفاده از سیستم مدیریت وظایف در رویکرد چابک مزایای متعددی دارد:
- شفافیت بیشتر: همه اعضا می‌دانند چه کسی روی چه وظیفه‌ای کار می‌کند.
- همکاری بهتر: امکان ارتباط مستقیم در مورد وظایف وجود دارد.
- صرفه‌جویی در زمان و منابع: با کاهش دوباره‌کاری و خطا.
- رصد پیشرفت پروژه: مدیران می‌توانند وضعیت کار را در هر لحظه بررسی کنند.
- افزایش رضایت مشتری: چون تغییرات سریع‌تر اعمال می‌شوند و خروجی بهبود پیدا می‌کند.
چرا انعطاف‌پذیری در سیستم مدیریت وظایف مهم است؟
یکی از اصول اجایل این است که هیچ پروژه‌ای ثابت و بدون تغییر پیش نمی‌رود. به همین دلیل، انعطاف‌پذیری در سیستم مدیریت وظایف یک ضرورت است.
یک سیستم وظایف چابک باید بتواند از روش‌های مختلف مانند اسکرام یا کانبان پشتیبانی کند. به این ترتیب، تیم‌ها می‌توانند بسته به شرایط پروژه یا نوع تیم، بهترین روش را انتخاب کنند. «مرکز صدای مشتری» دقیقاً چنین قابلیتی را دارد و همین موضوع باعث می‌شود تیم‌ها در مواجهه با تغییرات، دچار سردرگمی نشوند.
شما می‌توانید بر اساس روش‌های مختلف کارهای خود را مدیریت کنید. برای نمایش و دسته‌بندی کارها هم دو نمایش کانبان و جدولی وجود دارد که به دید شما برای انتخاب و انجام کارها کمک می‌کند.
در تیمهایی که دارای پروژه‌های مختلفی هستند، همیشه این مساله برای کارشناسان وجود دارد که در کدام پروژه (فضای کار و برد) چه فعالیتی انجام دهند. سیستم مدیریت وظایف مرکز صدای مشتری، این امکان را می‌دهد که کارشناسان بتوانند کلیه کارها و وظایفی که در آن سهیم هستند (صفحه وظایف من) را مشاهده نمایند یا کلیه کارهایی که در بردهای مختلف وجود دارد که آماده اجرا هستند (صفحه کارهای قابل انجام) را بررسی نموده و نسبت به انتخاب و انجام آن اقدام نمایند.
جمع‌بندی
مدیریت پروژه در دنیای امروز بدون داشتن نگرش چابک تقریباً غیرممکن است. اجایل با انعطاف‌پذیری و تمرکز بر همکاری تیمی، راهی نو برای رسیدن به نتایج بهتر فراهم می‌کند. اما برای اجرای درست این رویکرد، استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری ضروری است.
یک سیستم مدیریت وظایف مثل آنچه «مرکز صدای مشتری» ارائه می‌دهد، می‌تواند همه این نیازها را برطرف کند و به تیم‌ها کمک کند پروژه‌های خود را با سرعت، کیفیت و رضایت بیشتری به سرانجام برسانند.